معرفی - معاونت توسعه و پشتیبانی
واحد بهرهوری و تحول اداری
مقدمه
مدل اجرایی چرخه مدیریت بهرهوری
در راستای اجرای وظایف قانونی دستگاه ها، سازمان ملی بهره وری ایران اقدام به تدوین راهنمای اجرایی بند (الف) ماده (5) قانون برنامه ششم توسعه نمود. این راهنما در آبان ماه 1397 به امضای معاون محترم رئیس جمهور و رئیس سازمان اداری و استخدامی کشور به کلیه دستگاههای اجرایی ابلاغ شد. رویکرد این راهنما مسئله محور بوده و به شناسایی مسائل بهرهوری و رقابت پذیری در سطوح مختلف (درون واحد اقتصادی، محیط اقتصاد خرد، محیط اقتصاد کلان و محیط طبیعی، سیاسی، اجتماعی) در هر یک از بخشهای اقتصادی می پردازد. به طور کلی چرخه مدیریت بهرهوری، فرآیند تکرار شونده و ساختارمند حل مسئله بهرهوری و رقابت پذیری واحدهای اقتصادی است که در مرحله اول با شناسایی یک مسئله و شکل‌گیری ائتلاف پیرامون حل آن آغاز شده و سپس ابعاد مسئله با گردآوری شواهد و قرائن شناسایی شده و سپس علل بروز آن مشخص میگردد. در مرحله بعد راهکار‌هایی برای برطرف ساختن علل بروز مسئله پیشنهاد می‌شود و اولویت بندی میگردد. در مرحله سوم، این راهکارها به صورت آزمایشی به اجرا گذاشته می‌شود و در مرحله آخر نتایج اقدامات و اثربخشی آن‌ها پایش شده و در صورت حصول موفقیت، راه کار دائمی می‌شود و در غیر این صورت مجددا چرخه حل مسئله به مراحل قبلی باز میگردد. ویژگی مهم چرخه مدیریت بهرهوری (و به طورکلی چرخه‌های حل مسئله)، قابلیت سازی و ایجاد ظرفیت و انگیزه، به منظور برنامه‌ریزی و اجرا، درون سازمان‌ها و نهادهای تصمیم گیر در فرآیند اجرای چرخه است.
شاخص های اختصاصی کلیدی بهره وری
در راستای تبصره ماده 15 آیین نامه اجرایی بند (و) تبصره (18) قانون بودجه 1401، به منظور شناسایی شاخص های کلیدی موسسات وابسته به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری با هماهنگی های به عمل آمده با دفتر بهره وری وزارت متبوع و همفکری نمایندگان بهره وری دانشگاهها، شاخصهای اختصاصی بهره وری دانشگاه ها نهایی شده است. تلاش شده تا شاخص هایی انتخاب شوند که قابل اندازه گیری بوده تا بتوان با رصد نرخ رشد آن ها، برآوردی از میزان بهبود بهره وری دانشگاه را در اثر اجرای برنامه های ارتقای بهره وری در طول زمان، به دست آوریم. این شاخص ها به تفکیک چهار حوزه کاری اصلی در دانشگاه در جداول شماره 1-1 الی 1-5 آورده شده است.
تعاریف
بهره وری:
در لغت به به معنای قدرت تولید، بارور بودن و مولّد بودن است. لغت بهره وری از نظر ادبی حاصل مصدر است که از واژه ی بهره ور مشتق شده است و کلمه ی بهره ور به استناد فرهنگ فارسی معین به معنای بهره بردن، با فایده بودن، سود بردن و کامیابی معنی شده است. (واژه بهره وری ابتدا تـوسط شـخصی به نام فانسواکنه که ریاضیدان و اقتصاددان بود، طی سالهای 1694- 1744 بکار برده شد.)
اگرچه در رابطه با تـعاریف کاربـردی بـهره وری، تعریف پذیرفته شده ای که مورد توافق همگان باشد وجود ندارد ولیکن بهره وری مفهومی است جامع و کلی که افزایش آن جهت ارتقای سطح زندگی، رفاه بیشتر و آرامش و آسایش انسان ها ضروری می باشد.
دو مـؤلفه اصلی بهره وری عبارتند از: کارایی و اثربخشی
کارایی:
در واقع نسبتی است که برخی از جنبه های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه می کند.
کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت مشخص سنجیده می‌شود و افزایش کارایی – که گاهی در ادبیات مهندسی به آن راندمان هم گفته می‌شود – به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است. کارها و فرایندهای بسیاری در سازمان‌ها وجود دارد که می‌توان آن‌ها را بهبود بخشید؛ سرعت انجام‌شان را افزایش داده و یا اتلاف منابع در آن‌ها را کاهش داد، همه‌ی این کارها زیرمجموعه‌ی افزایش کارایی قرار می‌گیرند و معمولاً مدیرانی که بیشتر درگیر این نوع محاسبات و ملاحظات هستند، مدیران عملیاتی نامیده می‌شوند.
اثر بخشی:
به مـعنی هـدایت منابع به سوی اهـداف ارزشمندتر می باشد، در واقع اثربخشی با توجه به میزان همسو بودن فعالیت‌ها با هدف‌های تعیین‌شده سنجیده می‌شود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معناست که فعالیتهای ما، بیش از گذشته با هدف‌هایمان همسو شده است، مدیران استراتژیک کسانی هستند که به اثربخشی هم فکر می‌کنند و پیوسته از خود می‌پرسند: آیا اصلاً این کار یا آن فرایند باید اجرا شود؟ آیا نمی‌توانیم منابعمان را به کارها و فرایندهای بهتری اختصاص دهیم؟
لازم به ذکر است اثر بخشی زمانی معنا پیدا می کند که چشم انداز و اهداف تعیین شده باشند.
ضمنا بدیهی است هر دو مولفه کارایی و اثربخشی در سازمان بسیار مهم هستند و همه‌ی مدیران باید به هر دو جنبه توجه داشته باشند.
تعریف بهره وری چیست؟
در تعریف بهره وری (Productivity) می‌گویند که بهره وری، حاصل‌جمع کارایی و اثربخشی است.
اما باید به خاطر داشته باشیم که این دو پارامتر از یک جنس نیستند و نمی‌توان آن‌ها را با هم جمع کرد. همان‌طور که امکان ندارد قد و وزن یک نفر را با هم جمع کرده و به عنوان یک شاخص اعلام کنیم.
بنابراین جمله‌ی بهره وری حاصل‌جمعِ کارایی و اثربخشی است بیشتر یک جمله‌ی نمادین محسوب می‌شود.
به عبارت دیگر، وقتی از افزایش بهره وری سخن می‌گوییم منظورمان این است که در تلاش هستیم که هم در حوزه کارایی و هم در حوزه اثربخشی، بهبودهایی را ایجاد کنیم.